Als je een vergadering ingepland hebt met je personeel, wil je natuurlijk dat dit vlekkeloos verloopt. Je wil dat het doeleinde van de vergadering behaald wordt zodat jullie met het gehele personeel weer doorkunnen. Maar hoe zorg je er nou voor dat je vergadering effectief zal gaan zijn? Hou zorg je ervoor dat je personeel betrokken is en blijft? Wij helpen je graag hierbij door middel van deze tips!
Voorbereiden
Voorbereiding is bij alles in het bedrijvenleven erg belangrijk. Denk aan presentaties, evenementen die georganiseerd worden, een gesprek met een belangrijke klant, ga zo maar door. Het voorbereiden van een vergadering begint natuurlijk met een datum prikken wanneer de vergadering plaats gaat vinden. Ook de locatie komt hierbij kijken. Dit kan op het hoofdkantoor zijn, maar je kan ook een vergaderlocatie huren bij Onemeeting. Deze vergaderlocaties die Onemeeting aanbiedt zijn op verschillende locaties. Neem vergaderlocatie Den Haag als voorbeeld. Je hebt verschillende soorten ruimtes die je kunt huren, afhankelijk van wat je allemaal tijdens de vergadering wil doen. Als dit allemaal op orde is, moet deze informatie gedeeld worden met iedereen die de vergadering moet gaan bijwonen.
Agendapunten
Als de voorbereiding gelukt is, is het tijd om te kijken naar de agendapunten. Wat wil je allemaal gaan bespreken tijdens de vergadering? Ga je dit uit je hoofd leren of heb je een PowerPointpresentatie als hulpmiddel? Ga jij de vergadering alleen leiden of haal je er een collega bij? In principe hoort dit onderdeel bij de voorbereiding van de inhoud van de vergadering. Elke vergadering heeft een voorzitter nodig, maar dat hoeft niet te betekenen dat je de vergadering in je eentje hoeft te leiden.
Notulist
In elke vergadering is er sprake van verschillende rollen. We hebben al 1 rol benoemd: de voorzitter. Een notulist is ook erg belangrijk. Deze persoon zal de vergadering noteren zodat de informatie die wordt besproken terug te lezen is. Je zult zien naar mate je vaker vergaderingen organiseert en bijwoont, dat de notulist een belangrijke rol heeft. Een vergadering wordt altijd georganiseerd met een doel, denk aan resultaten van een bepaalde opdracht bespreken. Wat er uit deze resultaten komt, een conclusie, moet uiteraard opgeslagen kunnen worden. Zo kan je ook elke vergadering terug blikken naar de resultaten die de vergadering heeft opgeleverd. Zijn jullie er met het team uitgekomen? Wat kan er verbeterd worden de volgende vergadering? Is iedereen betrokken geweest? Dit kan je allemaal opmaken uit de conclusie die genoteerd wordt door de notulist.
